إذا
كانت الاجتماعات الافتراضية أحد الخيارات التي تحقق الرفاهية للمشاركين سابقاً،
فإنها اليوم قد تكاد تكون الخيار الوحيد لاجتماعات العمل في ظل الظروف الراهنة مع
انتشار فايروس كورونا، حيث أصبح التباعد والبقاء في المنزل مطلب صحي عالمي للحد من
انتشار تلك الجائحة.
تسابقت
الشركات التي تقدم خدمات الاتصال والاجتماعات الافتراضية في تطوير خدماتها لاحتواء
الطلب المتزايد غير المسبوق ولا المخطط له خلال هذه الفترة، حيث أنها أصبحت
الطريقة المتبعة للاجتماعات في القطاعات بمختلف أشكالها وأحجامها، والمتوقع لها
الاستمرار والصعود حتى بعد انتهاء هذه الأزمة، حيث أنه من المتوقع لها أن تكون
أسلوب حياة للكثير من القطاعات التي دخلت فيها حديثاً.
وبالرغم
من أن تلك الاجتماعات لا تجمع المشاركين بأجسادهم في مكان فعلي واحد، إلا أنها تظل
مكان التقاء مجموعة من الأفراد ذوي العلاقة بموضوع معين في مكان معين من أجل تحقيق
هدف معين، ولذلك اللقاء آداب وسلوكيات يجب اتباعها والالتزام بها لتحقيق أكبر قدر
من الفائدة من الاجتماع، وترك انطباعات إيجابية عند المشاركين، نذكر لكم أدناه أهم
تلك المراحل، وأبرز ما يجب الانتباه له في كل مرحلة.
قبل الاجتماع
فكّر أولاً:
- التأكد
من الاحتياج الفعلي للاجتماع، وهل موضوع الاجتماع يتطلب بالفعل اجتماعاً أم يمكن
حله بالبريد الالكتروني مثلاً.
- تحديد
موضوع الاجتماع، والأهداف المطلوب تحققها من هذا الاجتماع، وماهي المخرجات المتوقع
تحقيقها بنهاية ذلك الاجتماع.
- تحديد
الأشخاص ذوي العلاقة التي سيتم دعوتها للاجتماع وتحديد سبب دعوتهم (ما لمطلوب
منه).
تواصل مع المشاركين:
1.
أرسل دعوة الكترونية للاجتماع تتضمن:
اليوم والتاريخ – الوقت بدقة من ××× إلى ××××
-موضوع الاجتماع – أجندة الاجتماع – الهدف من الاجتماع والمخرجات المتوقعة – قائمة
الحضور – ملفات مطلوب قراءتها قبل الاجتماع... – رابط غرفة الاجتماعات الافتراضية
او رابط تحميل البرنامج الذي سيتم الاجتماع من خلاله وشروح خاصة بالتحميل
والاستخدام – اذكر في الدعوة أن النصف ساعة التي تسبق موعد الاجتماع مخصصة لتجربة
غرفة الاجتماعات الافتراضية للمستخدمين الجدد وتجربة الصوت وغير ذلك للمحافظة على
وقت الاجتماع الاصلي)
2. تأكد
بأن وقت الاجتماع المحدد أثناء وقت الدوام الرسمي للمشاركين، مع مراعاة فرق
التوقيت للمشاركين من مناطق مختلفة.
3. متابعة
استقبال قبول الدعوة والاعتذارات ليتسنى لك اتخاذ القرارات المناسبة في دعوة بدلاء
للمنسحبين، أو تأجيل الاجتماع، أوغير ذلك.
4. متابعة
استقبال الاستفسارات المتعلقة بالاجتماع نفسه، أو بتحميل البرنامج، أو الدخول على
غرفة الاجتماعات الافتراضية.
5. تأكد
من اختيار أسم لائق لمعرفك الافتراضي، وأن الصورة الظاهرة في معرفك مناسبة.
6. ارتداء
الملابس المناسبة للاجتماع خصوصاً إذا كنت ستستخدم الفديو.
7. اختيار
المكان المناسب من ناحية الهدوء، وتجنب الضجيج، وملائمة الخلفية وعدم وجود مشتتات
انتباه لك او لزملائك في الاجتماع.
8. إذا كنت
منظم الاجتماع فمن الأفضل أن تقوم بتجربة المنصة / غرفة الاجتماعات الافتراضية قبل
الاجتماع الفعلي ومساعدة المستخدمين الجدد.
9. إذا
كنت أحد المشاركين يمكنك الانضمام للاجتماع في الوقت المحدد أو أبكر بعدة دقائق.
أثناء الاجتماع
البداية:
1. رحب
بالحضور واشكرهم على التواجد.
2. عرّف
بالحضور، ولاتنسى أن تعرف بنفسك.
3. استعرض
هدف الاجتماع، والمخرجات المتوقعة من هذا الاجتماع.
4. تحدث
بصوت مسموع وواضح.
5. استخدم
زر كتم الصوت عندما لاتتحدث.
6. تجنب
تغطية المايكروفون باليد.
7. تجنب
التشتت البصري والنظر إلى ماخلف الشاشة من حولك اثناء الاستماع أو الحديث، واحرص
على التواصل البصري إن كنت تستخدم الفديو.
8. خفّض
من درجة استخدامك للغة الجسد، وحافظ على الحد المعقول والطبيعي منها، وذلك لتجنب
تشتيت انتباه المشاركين.
9. تجنب
المقاطعة، أو التعليقات بالصوت الخافت الذي يؤدي للتشتت وعدم التأكد من سماع
التعليق.
10. احرص
على الحضور الذهني الكامل، والانتباه وعدم الانشغال بالبريد الالكتروني، أو
بالمراسلات الأخرى مستخدماً جهازك.
11. تجنب
الأكل والشرب اثناء الاجتماع احتراماً للموضوع، وللزملاء.
الوسط
1. إذا
تأخرت بالانضمام للاجتماع في الوقت المخطط له، ادخل بهدوء واستمع بصمت حتى يرحب بك
مدير الجلسة، وإذا لم يفعل؛ فإنه يمكنك التعريف بنفسك لاحقاً عندما تشارك في
الاجتماع بأن تعرف باسمك ثم تسرد النقاط التي ترغب بمشاركتها.
2. عند
المشاركة؛ تأكد أن مشاركتك عبارة عن نقاط واضحة ومحددة وتجنب الإسهاب.
3. عندما
يكون لديك أمر طارئ أثناء الاجتماع، كاستقبال مكالمة مهمة، فلا تعطل الاجتماع
للاعتذار، أو شرح الاسباب، فقط انسحب من الاجتماع، وعند انتهائك يمكنك العودة
والانضمام مرة أخرى.
4. عند
مشاركة الشاشة تأكد أنك قد خرجت من صفحة بريدك الالكتروني وكل الصفحات الخاصة قد
أغلقت، وتأكد بأن الخلفيات وسطح المكتب مرتبين، وصورة الخلفية ملائمة.
5. انتبه
لنفسك اثناء الاجتماع وتخلص من لزمات التوتر مثل قضم الاظافر وغير ذلك.
الختام
1. التزم
بالوقت، واختم الاجتماع بالوقت المحدد له.
2. اختم
باحترافية، ولخص النقاط التي تم التوصل إليها، واسأل المشاركين إذا كانوا يرغبون
بالإضافة.
3. اشكر
الحضور على المشاركة، وأبلغهم بان الاجتماع قد انتهى، وأنه بإمكانهم الخروج.
4. اشرح
طريقة الخروج من غرفة الاجتماعات الافتراضية للمشاركين الجدد.
بعد الاجتماع
أرسل
ايميل شكر للمشاركين، مرفق به محضر الاجتماع.
بالتوفيق،،،
تعليقات
إرسال تعليق